Tirsdag den 25/2 2020 kl. 19.00

 

Dagsorden ifølge vedtægterne:

 

  1. Valg af dirigent
  2. Bestyrelsens beretning
  3. Det reviderede regnskab forelægges til godkendelse
  4. Behandling af indkomne forslag, herunder fastsættelse af kontingent.
  5. Valg af henholdsvis formand eller kasserer
  6. Valg af bestyrelsesmedlemmer
  7. Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen
  8. Valg af revisor og suppleant for denne
  9. Eventuelt

 

 

  1. Valg af dirigent og referent

Charlotte Linde blev valgt til dirigent

Lotte Bidstrup blev valgt til referent.

 

 

  1. Bestyrelsens beretning

Stævnet i foråret sidste år blev aflyst pga hesteherpes. Ikke så godt for klubben, som er afhængig af indtægterne.

Personaleændringer i løbet af året.

Klubben fik penge til at installere varmepumpe

50 tkr. Til køb af heste/ponyer – der var søgt om 90 tkr. Malta og Sam blev købt, og Sam blev senere byttet til Snowflake.

Huset udlejet pr. 1/6 til Susan og Emil.

Klubben er klemt på økonomien, så der blev kigget på personalet, så Emma og Katrine blev ansat til stald og undervisning og Susan og Emil som hjælp i weekenden Katrine sagde op og blev i efteråret skiftet ud med Louise.

Arbejdsdage – der blev løst en del praktiske opgaver.

Danbolig donation fra nogen, som ikke har nogen tilknytning til klubben.

Indsamling til Sigge – en succes.

Bestyrelsen beklager alt den uro, der har været omkring personalesituationen med deraf følgende problemer i stalden.

Nu er Simone blevet genansat til stalden, så der forhåbentlig kommer styr på den. Så er Camilla ansat til spring samt torsdagsholdene. Victoria er ansat til mandag og onsdag. Katja underviser onsdag formiddag og tirsdag aften. Emma er genansat til miniridning, indtil vi finder en ny permanent afløser, og så mangler vi en til at bo i lejligheden mod hjælp i stalden om aftenen og i weekenden.

 

Spørgsmål: Er aftenstald stadig delt ud på de faste vagter? Ja, indtil der er fundet en lejer, som vil overtage.

 

  1. Regnskab

Medlemskontingenter – langt flere på miniridning end sidste år, flere er deslige sendt videre til de almindelige hold. Det er Emmas fortjeneste.

 

Rideundervisning – steget som følge af miniridning.

 

Stævneindtægter – et lille fald. Det samme antal stævner er afholdt. Faldet skyldes primært, at Henriette afholdt tombola, som gik ind på den konto sidste år.

 

Sponsorindtægter – her ligger de penge vi fik til hestekøb og Sigge.

 

Sponsorskilte – 2 sponsorer er faldet fra.

Hestehandler – her er en fortjeneste, da der er solgt flere heste, end der er købt. Pluto blev solgt men kom tilbage uden beregning.

 

Medlemstilskud – er faldet meget, fordi budgettet til el, vand og varme var sat for højt, så klubben skal tilbagebetale tilskud for de sidste par år. I 2020 er der indberettet mere forsigtigt, så klubben forhåbentlig får penge tilbage.

 

Huslejeindtægt på stuehuset – det har stået tomt en periode.

 

Varekøb til cafeteriet – intet bogført i 2018.

 

Hø og halm skal ses under ét. Vi er gået fra spåner, så udgiften til halm er steget, mens spåner er faldet.

 

Smed – fast aftale med rabat.

 

Mødding – der er ikke kommet en regning endnu.

 

El, vand og varme – er steget markant! Varmeanlægget i rytterstuen skulle gerne gøre det billigere. Og så forsøger vi at spare på lyset i hallen.

 

Der er bevilliget penge til udskiftning af vinduer i hele bygningen. Kommunen bevilliger 73% af det tilbud, vi har modtaget. Vi skal stadig selv finde en pæn sum penge, før det kan lade sig gøre. Karin og Doris er ”hyret” til at søge diverse fonde til vedligehold. Den bevilling, vi har fået, skal bruges i 2020.

 

Doris opfordrer alle til at holde øje og reagere, hvis lys står tændt, eller hvis vandet løber osv. Det er desuden kun nødvendigt at tænde for 2 baner lys i hallen.

 

Hvis nogen kender nogen, der skal have skiftet døre indenfor, eller komfur mm, så tager vi imod med kyshånd!

 

Opslagstavlen i gangen skal anvendes til info, og her er det planen, at der skal være en liste med kontaktpersoner. Det står Nina for.

 

Forsikringer er steget, fordi vi var nødt til at prioritere betalingen, så ikke alle forsikringer blev betalt. Der er lavet en aftale om månedlig betaling, som passer bedre til klubbens likviditet.

 

Renovation – der betales efter vægt, så der skal ikke puttes sten i!

 

Vedligehold af traktor er holdt nede, fordi Sannes mand har fikset den af flere omgange i sin fritid.

 

Spørgsmål: Hvor er stævneudgifter med 2 steder – under indtægter og markedsføring? Under markedsføring ligger udgifter til rosetter. På udgiftskontoen under indtægter indeholder udgifter til DRF samt dommere mv.

 

Rykkergebyr – proceduren er ændret, så der kommer rykkergebyr på med det samme. Det er muligt at lave en fast overførsel. Det er blot vigtigt, at det navn, som står på fakturaen,  fremgår af indbetalingen. Forslag om at melde ud, at man kan lave en fast overførsel. Kommer på opslagstavlen i gangen.

 

Spørgsmål til mulighed for Mobile Pay: Det er for dyrt og for besværligt rent administrativt til vores lille forretning.

 

Gebyrer – var ret højt i 2018, da der var en del regninger, der ikke blev betalt til tiden.

 

Spørgsmål til skattegæld: Hvor fremgår den? Og kan de finde på at komme og kræve den? Gælden er på 130 tkr. Jimmy har talt med en ven, om hvordan vi kan takle det. Vi kan vælge at indbetale frivilligt til skattekontoen. Hvis de kommer og kræver pengene, så lukker de ikke butikken, men de vil nok kræve en afdragsordning.

 

Regnskabet blev herefter godkendt.

 

 

  1. Indkomne forslag samt godkendelse af næste års kontingent.

 

Doris har indsendt forslag:

 

Det er generelt planen at ajourføre hjemmesiden med heste, stævner osv. Udendørsstævnerne får en E-klasse, hvor eleverne kan deltage som til elevstævner, dog med reglementeret påklædning!

 

Forslag fra Karin om at sætte oplysning på hestenes bokse, hvem der har part, og hvilke heste der er ledige til part. Tages til efterretning.

 

Fastsættelse af kontingent – bestyrelsen foreslår uændret kontingent. Kritik af forslag om passivt medlemskab til forældre. Drøftelse af kontingentniveau – der er ikke stemning for at sætte kontingentet op.

 

 

  1. Valg af formand/kassrer

 

Sanne Møller genopstiller som formand – genvalgt.

 

Lotte Bidstrup stiller op som kasserer – valgt.

 

 

  1. Valg af bestyrelsesmedlemmer

 

Camilla Rasmussen stiller op – valgt.

 

Nina og Katja genopstiller – genvalgt.

 

 

  1. Valg af suppleanter

 

Suppleanter – Charlotte Linde valgt som 1. suppleant og Karin valgt som 2. suppleant.

 

 

  1. Valg af revisor + suppleant

 

Revisor – Jimmy valgt.

 

Revisorsuppleant – ubesat.

 

 

  1. Eventuelt

Spørgsmål til antal medlemmer: ca. 120

 

Fodring af kattene – Susan er kattemor. Hun siger til, når der mangler mad, og så kan man donere kattemad.

 

Forslag om nyhedsmail ud til medlemmerne – kan medsendes faktura for kontingent.

 

Forslag om flere aktiviteter ud ad til og annoncering heraf – gerne i pressen – Bestyrelsen mangler hænder, så kom gerne med initiativer og folk til at arrangere.

 

Spørgsmål til ring og spring – reglerne er ændret, så vi må ikke uddele rosetter af nogen art, og det koster 10 kr. pr. Start til DRF. Forslag om at lave det som E-stævner og invitere 5 klubber (det er max.). Et sådant stævne må dog ikke ligge i weekenderne uden forhåndsgodkendelse.

 

Forslag om generel info til nye med regler for oprydning og orden mv.

 

Spørgsmål til hvornår Simone starter – hun kan i princippet hjælpe om morgenen de fleste dage, indtil hun er ude af Birgittelyst.

 

Spørgsmål til hvordan det foregår, når man som parthaver har staldvagt. Så vidt muligt vil der være en erfaren, der har staldvagt sammen med en ”uerfaren”. Parterne er særlig udfordret her, da det ikke er alle forældre, der har lyst til at være i stalden pga. angst for hestene.

 

Forslag om en løsning, så det ikke er de samme, der altid tager staldvagterne. Forslag om vikarpulje. Det har tidligere været sådan, at vagterne bare blev fordelt, og så måtte man selv bytte indbyrdes – eller sælge den. Bakkes op af flere som en god løsning.

 

Forslag om at genskabe fællesskabet, så vi tager fælles ansvar – alle sammen. Her kom desuden forslag til at lave flere aktiviteter for gruppen lige over miniryttere. Vi mangler et juniorudvalg.

 

Spørgsmål til partkontakterne og ændring af det med, at parterne nu ”kun” må ride på helligdage og søndage. Hvis parter må ride i uge 7 og uge 42 spænder det ben for ferieaktiviteter i kommune-regi. Bestyrelsen vil arbejde videre med det.

 

Forslag om forældreråd til at arrangere aktiviteter for børnene samt til at hjælpe med cafeteriatjansen til stævner mv.

 

Spørgsmål til weekendvagter, når Simone kommer tilbage. Sanne har spurgt og venter på svar fra Susan og Emil, om de vil tage hver 2. weekend.

 

Forslag om at tage dialogen med personen, hvis der er problemer, i stedet for at tale med alle andre om det. Dette gælder også gode idéer.